OutlookExpressの小技


■「等幅フォント」って何?

パソコンで使われる文字は、すべての文字を同じ幅で表示する「等幅フォント」と、文字の形によって幅を調整して表示する「等幅でないフォント」とがあります。
メルマガではよく、文字を組み合わせてイラストが作られていますが、これを「等幅でないフォント」で表示すると、文字の並び方が微妙にズレてしまい、せっかく作った絵が崩れてしまうのです。
ウィンドウズの標準メールソフト「アウトルックエクスプレス」では、最初の設定が「等幅ではないフォント」で表示されるようになっています。「メルマガのイラストがなんかヘン」という人は、次の方法で設定を変更しておきましょう。
【1】アウトルックエクスプレスのメニューの「ツール」−「オプション」をクリック。
【2】「読み取り」タブをクリックし、「フォント」ボタンをクリック。
【3】「プロポーショナルフォント」で「MSPゴシック」と書かれている右の▼をクリックして、一覧から「MSゴシック」(「P」がついていないことに注意!)を選ぶ。
【4】「OK」をクリックして画面を閉じる。




■行の先頭・行末にジャンプする

メールを書いている画面で、キーボードで「Home」キーを押すと、行の先頭にカーソルが移動します。同様に「End」キーを押すと、行のいちばん後ろに移動します(ノートパソコンなどでは「Fn」キーを同時に押す必要がある場合もあります)。




■ひとつ前の操作に戻る

「間違えて消してしまった」など、たった今やったことを元に戻したいときは、慌てず騒がず、キーボードの「Ctrl」キーと「Z」キーを同時に押しましょう。直前に行った操作が取り消されます。「しまった!」と思ったら試してみてくださいね。




■キーボードだけで画面を終わらせる

ソフトを終了するとき、ウインドウを閉じるとき、右上の「×」をクリックする代わりに、「Alt」と「F4」キーを同時に押してもOK。たくさん開いているウインドウを次々に閉じるときにも便利ですよ。




■単語を簡単に選択する

メールの文章で、ある単語を選択して反転表示させたいときは、その単語の上でダブルクリックしてみましょう。平仮名ばかり、カタカナばかり、といったすべて同じ種類の文字(「インターネット」「HELLO」「年賀状」「こんにちは」など)なら、その語句がまとめて選択されます。ドラッグして選択するより、ずっと簡単ですよ!




■すべてを選択する

メールの画面で、入力してあるすべての文字を選択したい場合、キーボードの「Ctrl」キーと「A」キーを同時に押します。すると、「すべてを選択」した状態になり、まとめてコピーしたり切り取ったりできます。書いてある内容を全部コピーしたいとき、全部消したいとき、などに使えます。




■ウインドウをダブルクリックで最大化する

ウインドウを最大化したいとき、普通はウインドウ右上にある「最大化」ボタン(四角いボタン)をクリックします。ウインドウのタイトルバー(画面上部の、ファイル名などが書かれている青いバー部分)のどこかをダブルクリックする方法でも、同じことができます。「最大化」ボタンは小さくてマウスポインタを合わせにくい、と感じている人はこの方法がラクかもしれません。




■写真を縮小してメールで送る

デジカメで撮った写真などをメールに添付して送るとき、元の写真のサイズが大きいままだと、送信時間がかかってしまいます。とくに自分や相手が常時接続環境でない場合には、写真のサイズを縮小して送りましょう。ウィンドウズXPでは、特別なソフトを使わなくても、写真を縮小して送ることができます。
【1】写真が保存してあるフォルダから、送りたい写真を右クリック。
【2】「送る」→「メール受信者」をクリック。
【3】「電子メール経由でのイメージの送信」画面が表示される。「イメージをすべて小さくする」を選択して、「OK」をクリック。
これで、縮小された写真が添付された状態で、メールの新規送信画面が現れます。あとは、いつもと同じように宛先や題名、本文を入力して送信します。




■メールに目印をつけておく

待ち合わせの時間や場所が書いてあるなどの、あとで読み返したいメールに、すぐに見つかるよう目印をつけておく方法です。
【1】「受信トレイ」のメール一覧で、「送信者」の名前の左にある封筒のアイコン左側の、空いている部分をクリック。赤い旗のマークがつく。
【2】マークを消したいときは、旗のマークをクリックする。




■メールに署名を入れる

メール本文の最後に、名前やメールアドレスなどの署名が自動的に挿入されるように設定する方法です。
【1】アウトルックエクスプレスのメイン画面で「ツール」→「オプション」をクリックする。
【2】「署名」タブをクリックする。
【3】「作成」ボタンをクリックする。
【4】「署名の編集」欄で「テキスト」を選択し、メールにつけたい文字(氏名、メールアドレスなど)を入力する。
【5】一番上にある「すべての送信メッセージに署名を追加する」にチェックを入れて「OK」をクリックする。
これで、作成した署名がメールの新規作成画面に自動的に挿入されるようになります。




■特定のメールをすぐ読めるように保存する

あとで確認したいメールを、すぐに開けるように保存しておく方法です。
【1】アウトルックエクスプレスの「受信トレイ」を開き、目的のメールをクリックし、選択状態にする。
【2】メニューの「ファイル」→「名前を付けて保存」をクリックする。
【3】「メッセージに名前を付けて保存」の画面が出るので、「保存する場所」に「デスクトップ」などのわかりやすい場所を選ぶ。
【4】ファイル名を確認して(わかりやすい名前に変更してもよい)、「保存」をクリックする。
これで保存した場所に封筒のアイコンのファイルができます。これをダブルクリックすると、メールソフトを起動しなくても、そのメールが開きます。
約束の時間や連絡先の電話番号が書いてあるメールなどを、この方法ですぐに見られるようにしておくと便利。この画面からそのまま返信することもできます。なお、この方法で保存しても、メールソフトの受信トレイにはそのまま残るので、用がなくなったらこのファイルは消してしまっても大丈夫です。




■「削除済みメール」を完全に削除する

受信したメールを削除しても、通常は「受信トレイ」から消えるだけで、パソコンの中には残っています。これを完全に削除する方法です。
【1】アウトルックエクスプレスのメイン画面左のフォルダ一覧で、「削除済みアイテム」をクリックする。
【2】削除したメールの一覧が表示されるので、本当にいらないものであることを確認する。
【3】メニューの「編集」→「[削除済みアイテム]フォルダを空にする」をクリックする。
これで、完全にパソコンから削除されます。なお、この方法で削除したメールは、二度と戻すことができないので、よく確認してから削除しましょう。




■受信メールの振り分けをする

受信したメールを差出人などに応じてフォルダ分けしておくと、あとから見つけやすくなります。
【1】「受信トレイ」をクリックして選択し、メニューの「ファイル」→「新規作成」→「フォルダ」をクリックする。
【2】「フォルダの作成」という画面が出てくるので、「フォルダ名」に「ネットマイル」など自分でわかる名前を入力し、「OK」をクリックする。
【3】「受信トレイ」の下に今作ったフォルダが作成されている。受信したメールのうち、分けておきたいメールを、今作ったフォルダ(ここでは「ネットマイル」)にドラッグすると、このフォルダの中に移動する。
このようにしてフォルダを作成して分けておくと、フォルダ名をクリックしただけで、分けたメールだけを見ることができて便利です。




■特定の相手から来たメールをピックアップする

受信したメールの中から、ある特定の人から来たメールだけを並べて表示する方法です。
【1】アウトルックエクスプレス(OE)の「受信トレイ」で、探したい人からのメールを1通選択した状態にする。
【2】そのまま、いちばん上の「送信者」と書かれているところをクリック。
これで、受信メールが送信者別に並べ替えられます。同様の方法で、「送信済みアイテム」で「宛先」をクリックすると、自分が送信したメールを、送った相手別に並べ替えることができます。




■メールに「重要」マークをつけて送る

相手がメールをたくさん受信する人だったりすると、送ったメールをうっかり読み飛ばされてしまうときがあります。そんなときには、メールに重要度マークをつけて、目立たせることができます。
【1】アウトルックエクスプレス(OE)の「メッセージの作成」画面で、いつものようにメールを書く。
【2】メニューの「メッセージ」→「重要度」→「高」をクリックする。
【3】いつものように送信する。
こうして送ったメールは、相手の受信トレイで赤い「!」マークがついて表示されるので、ほかのメールよりも目立つようになります。




■ホームページの文章をメールに貼り付ける

ホームページに書かれている文章をメールの本文に引用したいとき、簡単にコピーする方法です。
【1】メールの新規作成画面を開いておく。
【2】ホームページの引用したい文章をマウスでドラッグして、選択状態にする。
【3】選択した文章を【1】のメール作成画面のウインドウにドラッグ&ドロップ。
同じ方法で、ワードのファイルに書かれた文章もコピーできます。




■メールで受信した写真を見やすくする

メールの添付ファイルとして送られてきたデジカメ写真のサイズが大きいと、メールの画面上ではスクロールしないと全部が見えません。そんなときは、画像を別の場所に保存すると、画面に入る大きさに自動的に調整されて表示され、見やすくなります。
【1】受信メール画面に表示されている写真を右クリック。
【2】「名前を付けて画像を保存」をクリック。
【3】保存される場所(通常、XPは「マイピクチャ」、Meは「My Pictures」)と自動的に入力される「ファイル名」を確認して「OK」をクリック。
保存したフォルダでこの画像ファイルをダブルクリックすると、「Windows画像とFAXビューア」(Meは「イメージプレビュー」)が開いて、画面の大きさに全体が収まるサイズで表示されます(表示サイズが変わるだけで、写真自体のサイズが変わったわけではありません)。




■メールをサーバーに残しておく

実家のパソコンにも自分のメール情報を設定しておけば、帰省中にもメールチェックができます。そんなとき、実家のパソコンの設定を「サーバーに残す」にしておくと、実家で一度読んだメールを、帰宅後に自宅のパソコンでも受信することができます。
【1】アウトルックエクスプレス(OE)のメニューから「ツール」→「アカウント」をクリック。
【2】「メール」タブをクリックし、メールアドレスを選択して「プロパティ」をクリック。
【3】「詳細設定」タブをクリック、「サーバーにメッセージのコピーを置く」をチェックして「OK」で画面を閉じる。




■決まった相手へのメールを簡単に書く

ショートカットをデスクトップに作って、よくメールを書く相手への作成画面をすばやく呼び出す方法です。
【1】デスクトップの何もないところで右クリックし「新規作成」→「ショートカット」をクリック。
【2】「ショートカットの作成」画面が現れるので、入力欄に「mailto:相手のアドレス(例 abc@yahoo.co.jp」)を入力し、「次へ」をクリック。
【3】次の画面で、自分のわかりやすい名前を入力し、「完了」をクリック。
デスクトップにできたショートカットアイコンをダブルクリックすると、その宛て先が入力された状態でメールの作成画面が開きます。あとは、件名と本文を入力して送信するだけです。




■アドレス帳をバックアップする

アドレス帳に登録してあるデータをまるごとバックアップしておく方法です。パソコンが壊れたときに役立つだけでなく、新しいパソコンに買い換えるときにも便利です。
【1】アウトルックエクスプレスの「アドレス」アイコンをクリック。
【2】メニューの「ファイル」→「エクスポート」→「アドレス帳」をクリック。
【3】「エクスポートするアドレス帳ファイルの選択」画面が開くので、「保存する場所」にフロッピーディスクなどを指定して、わかりやすい名前をつけて保存する。
バックアップしておいたアドレス帳をパソコンに読み込むときは、【2】の手順でメニューの「ファイル」→「インポート」→「アドレス帳」をクリックし、保存しておいたファイルを開きます。




■メールが相手に届いたことを確認する

送信したメールが、相手に届いたことを確認する方法です。
【1】アウトルックエクスプレスのメール作成画面で、メニューの「ツール」→「開封確認メッセージの要求」をクリック。
【2】いつものように宛て先、本文を入力し、送信する。
相手がメールをプレビューすると、「開封確認を送りますか?」という確認画面が表示されます。相手が「はい」をクリックすると、開封した日時が記されたメールが、自分宛てに届きます。
ただし、相手のメールソフトがこの機能に対応していない、相手が意図的にこのメッセージを送らない、あるいは開いただけで中味を読んでいない、などのケースもあるので100%の確認にはなりませんが、ひとつの目安にはなります。




■特定の相手からの迷惑メールを自動削除する

同じ送信者から頻繁に迷惑メールが届くような場合、受信と同時に自動で削除する方法です。
【1】アウトルックエクスプレス(OE)の受信トレイで、該当するメールを選択し、メニューの「メッセージ」→「送信者を禁止する」をクリック。
【2】確認の画面が出るので「はい」をクリックすると、この送信者からこれまでに受信したメールすべてが「削除済みアイテム」に移動する。
以後、同じ送信者から届くメールは、すべて自動的に「削除済みアイテム」に入るようになります。完全に削除するには、「削除済みアイテム」を右クリックして「【削除済みアイテム】フォルダを空にする」をクリックします。




■メールの自動受信間隔を短くする

Outlook Express(アウトルックエクスプレス)でメールを受信するとき、通常は30分間隔で自動的にメールチェックを行うようになっています。この間隔は、自分の好きなように変更することができます。
【1】Outlook Expressのメニューで「ツール」→「オプション」をクリック。
【2】「全般」タブで、「新着メッセージをチェックする」にチェックが入っていることを確認し、「30分ごと」となっている所の「30」を消し、好みの数字を入力する。
何分ごとに設定するのが一番便利かは、受信するメールの量にもよりますが、5〜10分ぐらいに設定しておくとよいでしょう。また、「新着メッセージをチェックする」のチェックをはずせば、手動で受信ボタンを押したときだけメールチェックを行うようになります。


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